Viimeisin yhteistyön tulos – Eläketurvakeskuksen paperiarkistoprojekti teki fyysisestä arkistosta digitaalisesti haettavan

Projektissa ei digitoitu arkistoa, vaan rakennettiin dokumenttivarasto, joka mallintaa fyysisen arkiston rakennetta ja logiikkaa. Ratkaisun avulla arkistossa olevia tietoja voidaan hakea esimerkiksi henkilön nimellä tai aiheella, vaikka alkuperäinen aineisto säilyy edelleen fyysisessä muodossaan.

Koen, että ETK:n kanssa työskentely on ollut alusta alkaen erittäin mielenkiintoista ja innostavaa. Yhteistyö on erinomaista eikä yhteistyö ole pelkästään rajoittunut työhön, sillä tiimi viettää aikaa ajoittain myös työajan ulkopuolella. Vuosien saatossa meistä on tullut ystäviä, jolloin kaikista asioista voidaan puhua avoimesti. Tällöin myös mahdolliset yksittäiset haasteet on helppo käsitellä ja niihin reagoida nopeasti – niin tälläkin kertaa.

Fyysinen arkisto tarvitsee digitaalisen rakenteen

Paperiarkiston suurin haaste ei ole pelkästään säilyttäminen, vaan tiedon löytäminen. Jos aineistoa on valtava määrä, yksittäisen asiakirjan tai asiakokonaisuuden etsiminen ilman toimivaa rakennetta vie helposti liikaa aikaa.

Siksi projektissa toteutettiin ratkaisu, jossa fyysistä arkistointia ei muutettu digitaalisiksi asiakirjoiksi, vaan sen rinnalle rakennettiin dokumenttivarasto. Sen tehtävä on mallintaa fyysistä arkistoa: miten aineisto jäsentyy, mihin kokonaisuuksiin se kuuluu ja millä logiikalla sitä voidaan hakea.

Metatiedot tekevät arkistosta haettavan

Ratkaisussa fyysinen arkisto luetteloitiin tiedonohjaussuunnitelman määrittelemien metatietojen mukaan. Tämä tarkoittaa sitä, että aineistosta tallennettiin rakenteiset tiedot, jotka kuvaavat arkiston sisältöä, rakennetta ja asiakirjojen sijoittumista osaksi laajempaa kokonaisuutta.

Kun arkiston rakenne on mallinnettu metatiedoilla, tietoja voidaan hakea tarkoituksenmukaisesti eri hakutekijöillä. Nyt arkistossa olevia tietoja pystyy hakemaan esimerkiksi henkilön nimellä tai aiheella. Tämä tekee fyysisestäkin aineistosta huomattavasti paremmin hallittavaa, koska tiedon löytyminen ei enää perustu manuaaliseen läpikäyntiin tai hiljaiseen tietoon.

Käyttöliittymä rakennettiin arkiston logiikan mukaan

Projektissa olennaista ei ollut vain tietojen tallentaminen, vaan myös se, että käyttöliittymä suunniteltiin nimenomaan arkiston mallintamiseen. Ratkaisun käyttöliittymä ei siis ole geneerinen tiedonhallintanäkymä, vaan se tukee fyysisen arkiston rakennetta ja käyttötapaa.

Tämä on tärkeää, koska arkistoa ei käytetä kuten tavallista dokumenttijärjestelmää. Kun käyttöliittymä seuraa arkiston omaa logiikkaa, käyttäjä pystyy hahmottamaan aineiston rakenteen paremmin ja löytämään tarvitsemansa tiedon sujuvammin.

Ratkaisu tukee käytännön työtä

Eläketurvakeskus on Weasel Softwarelle tärkeä pitkäaikainen asiakas, ja se näkyi myös tässä projektissa. Ratkaisu suunniteltiin ja toteutettiin asiakkaan todelliseen tarpeeseen: miten fyysisessä arkistossa oleva tieto saadaan käyttöön ilman, että koko aineisto täytyy digitoida.

Lopputuloksena syntyi ratkaisu, joka tuo fyysisen arkiston rakenteen näkyväksi, tekee tiedosta haettavaa ja helpottaa arkiston käyttöä käytännössä. Samalla varmistetaan, että laaja aineistokokonaisuus pysyy hallittavana myös tulevaisuudessa. Vaikka itse projekti on valmis, niin paperiarkiston osalta tehdään vielä jatkokehitysta ja ylläpitoa.

Yhteistyön myötä olemme vuosien aikana päässeet auttamaan ETK:ta myös esimerkiksi asiakirjahallintajärjestelmän kehittämisessä ja ulkoisten integraatioiden toteuttamisessa.