Rekisteri- ja tietosuojaseloste / Sidosryhmärekisteri

1. Rekisterinpitäjä

• Nimi
  • Weasel Software Oy
• Osoite
  • Lemminkäisenkatu 34, 20520 Turku
• Muut yhteystiedot
  • tietosuoja@weaselsoftware.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

• Nimi
  • Henri Valkama
• Osoite
  • Lemminkäisenkatu 34, 20520 Turku
• Muut yhteystiedot
  • tietosuoja@weaselsoftware.fi

3. Rekisterin nimi

Sidosryhmärekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sidosryhmärekisterissä olevien tunnistetietojen käsittelyn tarkoitus on sidosryhmille suunnattu viestintä, tiedotus sekä suoramarkkinointi.

Tunnistetietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää tunnistetietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Henkilötiedot (etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero)
• IP-osoite
• Tiedot, jotka käyttäjä itse luovuttaa lomakkeen, sähköpostin tai puhelimen välityksellä.

Erillisellä tarjouspyyntö/yhteydenottolomakkeella annettuja tietoja käytetään yrityksen sidosryhmäviestinnässä ja -markkinoinnissa, ja nämä tiedot välittyvät yrityksen sidosryhmävastaaville sähköpostitse. (Tiedot: Etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero, vapaan kentän täydennykset)

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).