Få bibliotekets böcker dit där de efterfrågas mest: Kellutin

Bibliotekets användare lånar böcker från ett bibliotek och lämnar tillbaka dem på ett annat. Särskilt populära återlämningsplatser är närbibliotek som ligger nära trafikknutpunkter och har lättillgängliga parkeringsplatser. Detta skapar en obalans i materialet mellan biblioteken och belastar också personalen: på vissa bibliotek finns ett överskott av böcker i förhållande till utlåningen, medan andra lider av brist. Tidigare rapporterade personalen både om brister och överskott till andra bibliotek i området via Teams-chattar.

Dessutom transporteras böcker flitigt från en plats till en annan: i Åbo-området transporteras mellan 7 000 och 15 000 exemplar varje månad med skåpbil mellan biblioteken, både för att leverera reservationer till låntagare och för att balansera samlingarna. Tidigare utfördes denna balansering till stor del ”på känn”.

Ett intelligent system analyserar och hjälper

Weasel Software utvecklade Kellutin, ett intelligent system som hjälper bibliotekarierna. Kellutin visar vilka återlämnade böcker som bör skickas till vilket bibliotek och ger även rekommendationer om vilka böcker som bör skickas från överfulla bibliotek till andra enheter. Det är också möjligt att registrera ”hjälpbehov” från bibliotek som har en alltför tunn samling.

Projektet genomfördes tillsammans med Åbo stadsbibliotek vid årsskiftet 2023–2024 och togs i bruk i juni 2024. Lösningen implementeras som en kundanpassad SaaS-tjänst i Amazon Web Services-molnet för att säkerställa tillgänglighet, flexibilitet och säkerhet.

Mer specifik anpassning för olika bibliotek

Med införandet av systemet har arbetsprocesserna för att balansera bibliotekens samlingar blivit mer strukturerade och tydliga: personalen kan bättre planera sina arbetsuppgifter relaterade till balansering. Med Kellutin kan biblioteken också mer noggrant definiera vilken typ av material som ska balanseras till dem och anpassa sina samlingar efter sina kundgrupper. Dessa mer specifika balanseringsförfrågningar kommer framöver att minska mängden material som behöver transporteras.

”Kellutin togs i bruk efter midsommar 2024, då en stor del av personalen hade semester och biblioteken hade begränsade öppettider. Under hösten har användningen av systemet ökat och vi har vant oss vid algoritmen som en arbetskamrat. Systemet har funktioner som ger nya perspektiv på samlingarna och som ingen annan applikation tidigare har möjliggjort. Särskilt den så kallade blockhanteringen ger värdefull information om omfattningen av samlingarnas olika segment och deras efterfrågan. Detta har inspirerat personalen att diskutera samlingarna, och även brister och behov av kompletteringar har blivit tydligare och därmed enklare att åtgärda”, säger Kaisa Hypén, servicechef vid Åbo stadsbibliotek.