Kellutin gör hanteringen av bibliotekets flytande samling mer styrbar – och vardagen smidigare

Åbo stadsbiblioteks nätverk består av huvudbiblioteket, 10 närbibliotek och 2 bokbussar. Samtidigt är Åbo centralbibliotek för Vaski-samarbetet, där 18 kommuner ingår och en gemensam samling används. Volymerna talar för sig själva om den enorma rörligheten: Åbos samling omfattar cirka 810 000 volymer och år 2025 gjordes cirka 3,4 miljoner utlån – och utlåningssiffrorna är på uppgång.

Åbo stadsbibliotek behövde ett intelligent system som balanserar samlingarna mellan biblioteken och underlättar personalens arbete. Målet var att placera återlämnade böcker där de efterfrågas mest och samtidigt frigöra tid för kundservice. För detta behov utvecklades Kellutin.

“Vårt samarbete med Weasel Software har varit nära och har utvecklats smidigt under ledning av en duktig projektledare! Som helhet är förändringen stor, och resultaten syns nu efter ett års användning i en bättre rytm i arbetet både i huvudbiblioteket och i filialerna”, säger Kaisa Hypén, servicechef vid Åbo stadsbibliotek.

Över 20 000 böcker i rörelse varje månad

I vardagen rör sig biblioteksmaterialet hela tiden. Enbart inom Åbo stadsbiblioteks interna logistik transporteras i genomsnitt cirka 22 000 enheter av olika material per månad (Åbos interna logistik). Av detta utgör balanseringen i genomsnitt cirka 6 000 enheter per månad – och utöver detta tillkommer Vaski-transporterna separat. Av transporterna var 61 % reserveringar till upphämtningsställe och 28 % balansering; resten bestod bland annat av hemavdelningstransporter.

Utlånings- och återlämningsmängder samt efterfrågan på olika material varierar mellan verksamhetsställena. Därför är målet för en bättre biblioteksverksamhet ambitiöst men tydligt: återlämnade böcker måste styras till de bibliotek där de behövs mest – och personalens tid frigöras för kundservice.

Behov: från belastande “Teams-förfrågningar” till en styrbar process

Före Kellutin sköttes balanseringsarbetet mellan bibliotekarierna via olika chattbaserade kanaler, senast i Teams:

“Hirvensalo skulle behöva 15 st allmänt intressanta, relativt nya fackböcker”

“Från Varissuo är Peppa Pig helt slut”

Man försökte förstås svara på dessa förfrågningar och hjälpa kollegor, men ingen hade kontroll över helhetsbilden. Sättet att göra förfrågningar gjorde arbetet också fragmenterat: förfrågningar kom under hela dagen, tolkningar varierade och helheten blev lätt ofullständig.

Man ville bygga ett system som inte bara är en kanal för att förmedla förfrågningar, utan som stöder och utvecklar arbetsprocesserna för balansering.

Lösning: Kellutin – ett lärande verktyg för att balansera samlingen som stöd för bibliotekarier

Weasel Software byggde Kellutin för Åbo stadsbibliotek: ett intelligent verktyg för att balansera samlingen, som ger förslag på vilket material man bör beställa till den egna enheten och vilket man bör skicka vidare.

“Redan i offertskedet fick vi en lösning av Weasel Software som var genomtänkt långt. Vi blev verkligen positivt överraskade över att en aktör utanför biblioteksbranschen kunde förstå våra behov så kvalitativt”, säger Åbo stadsbiblioteks servicechef Kaisa Hypén.

Hur Kellutin fungerar: data, algoritmik och användarens kontroll

Kellutin baserar sig på en nattlig datahämtning från Koha: i behandlingen används anonymiserade uppgifter kopplade till exemplar, titlar och låntagare. Algoritmiken beräknar för varje titel sannolikheten att bli utlånad från respektive enhet.

Beräkningen påverkas bland annat av enhetens kundprofil, olika kundgruppers låneprofiler, titelns allmänna efterfrågan samt efterfrågan och fyllnadsgrad i hyllsektionen. Samlingen är indelad i cirka hundra “hyllsektioner/slottar”, och enheten kan justera målstorleken för varje sektion.

Användaren behåller kontrollen: Kellutin ger förslag på material att beställa eller skicka vidare, och förslagen kan avgränsas exempelvis enligt placering, språk, materialtyp eller klass. Kellutin erbjuder högst 200 flyttförslag enligt sökvillkoren, och användaren kan godkänna förslag ett i taget eller som en “paketbeställning”. Ett förslag kan också förkastas, varpå verket sätts i karens under en viss tid.

“En enskild bibliotekarie tänker vanligtvis på samlingen främst ur det egna bibliotekets perspektiv, och då kan det uppstå ett behov av att till och med överoptimera samlingen. Eller så längtar man efter att ha Finlandia-vinnarna på den egna hyllan – heta titlar i alla bibliotek som lånas oavsett var de står. Kellutin ser situationen på hela biblioteksnätverkets nivå och gör bedömningar till exempel utifrån utlåningsdata – det klarar ingen människa av”, förklarar Hypén.

Vad som förändrades: tydligare rytm, mer precisa förfrågningar och färre avbrott

I det praktiska arbetet syns förändringen både i det beställande och det sändande biblioteket. Balanseringsförfrågningar definieras i Kellutin med de specifikationer som systemet möjliggör, vilket underlättar schemaläggning och organisering. När hanteringen av förfrågningar inte längre är “beroende av en chattkanal” kan arbetet samlas och rytmiseras mer kontrollerat.

“Kellutin har utvecklats utmärkt från planering till införande och nu till underhåll och vidareutveckling. Vi har varit nöjda till exempel med att tidtabellerna hållits och att uppföljningen av projektets framskridande har varit begriplig även för en icke-teknisk person”, berömmer Hypén.

Lösningen levererades som en kundanpassad SaaS-tjänst från Amazon Web Services moln för att säkerställa tjänstens tillgänglighet, flexibilitet och säkerhet.