Kellutin tekee kirjaston kelluvasta kokoelmasta hallittavamman – ja arjesta sujuvamman

Turun kaupunginkirjaston verkostoon kuuluu pääkirjasto, 10 lähikirjastoa ja 2 kirjastoautoa. Samalla Turku on keskuskirjasto Vaski-kimpalle, jossa on mukana 18 kuntaa ja yhteiskäyttöinen kokoelma. Volyymit puhuvat puolestaan kirjojen valtavasta liikkeestä: Turun kokoelma on noin 810 000 nidettä ja vuonna 2025 tehtiin noin 3,4 miljoonaa lainaa – ja lainausmäärät ovat kasvussa.

Turun kaupunginkirjasto tarvitsi älykkään järjestelmän, joka tasapainottaa eri kirjastojen kokoelmia ja helpottaa kirjastohenkilökunnan työtä: Tavoitteena oli sijoittaa palautettavat kirjat sinne, missä niitä eniten kaivataan ja samalla vapauttaa aikaa asiakaspalveluun. Tähän tarpeeseen suunniteltiin Kellutin.

“Yhteistyö Weasel Softwaren kanssa on ollut tiivistä ja edennyt sujuvasti hyvän projektipäällikön luotsauksessa! Kokonaisuutena muutos on iso, ja sen tulokset näkyvät nyt vuoden käytön jälkeen parempana työn rytmittymisenä sekä pää- että sivuikirjastoissa”, kertoo Turun kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Kaisa Hypén.

Yli 20 000 kirjaa liikkeessä joka kuukausi

Arjessa kirjastoaineisto liikkuu jatkuvasti. Pelkästään Turun kaupunginkirjaston sisäisessä logistiikassa kulkee kuukausitasolla keskimäärin noin 22 000 yksikköä erilaista aineistoa (Turun sisäinen logistiikka). Tasapainotuksen osuus tästä on keskimäärin noin 6 000 yksikköä kuukaudessa.

Kirjojen lainaus- ja palautusmäärät sekä erilaisten aineistojen kysyntä vaihtelevat toimipisteittäin, joten tavoite paremmalle kirjastotoiminnalle on kunnianhimoinen, mutta selkeä: eri kirjastoihin palautettavat kirjat pitää saada ohjautumaan niihin kirjastoihin, joissa niitä eniten kaivataan – ja kirjastohenkilökunnan aikaa vapauttaa asiakaspalveluun.

Tarve: pois “Teams-pyyntöjen” kuormasta kohti hallittua prosessia

Ennen Kellutinta tasapainotustyötä tehtiin kirjastonhoitajien kesken erilaisissa chat-pohjaisissa keskustelukanavissa, viimeisimpänä Teamsissa:

“Hirvensaloon tarvittaisiin 15 kpl yleiskiinnostavaa uudehkoa tietokirjallisuutta”

“Varissuolta Pipsa Possut on ihan loppu”

Näihin pyyntöihin toki pyrittiin vastaamaan ja kollegaa auttamaan, mutta isoa yleiskuvaa ei kontrolloinut kukaan. Tapa tehdä pyyntöjä teki myös työstä pirstaleista: pyyntöjä tuli pitkin päivää, tulkinnat vaihtelivat ja kokonaiskuva jäi helposti vajaaksi.

Haluttiin rakentaa järjestelmä, joka ei ole vain pyyntöjen välityskanava, vaan joka tukee ja kehittää tasapainotuksen työprosesseja.

Ratkaisu: Kellutin – oppiva kokoelman tasapainotustyökalu kirjastonhoitajien avuksi

Weasel Software rakensi Turun kaupunginkirjastolle Kelluttimen: älykkään kokoelman tasapainotustyökalun, joka tekee ehdotuksia siitä, mitä aineistoa kannattaa tilata omaan toimipisteeseen ja mitä lähettää eteenpäin.

“Jo tarjousvaiheessa saimme Weasel Softwarelta ratkaisun, joka oli mietitty pitkälle. Yllätyimme todella positiivisesti siitä, että kirjastoalan ulkopuolelta tuleva toimija pystyi näin laadukkaasti ymmärtämään meidän tarpeitamme”, kertoo Turun kaupunginkirjaston palvelupäällikkö Kaisa Hypén.

Miten Kellutin toimii: dataa, algoritmiikkaa ja käyttäjän kontrolli

Kelluttimen toiminta perustuu jokaöiseen datapoimintaan Kohasta: käsittelyssä käytetään niteisiin, nimekkeisiin ja lainaajiin liittyviä anonymisoituja tietoja. Algoritmiikka laskee jokaiselle nimekkeelle todennäköisyyden mennä lainaan kustakin yksiköstä.

Laskentaan vaikuttavat mm. yksikön asiakasprofiili, asiakasryhmien lainausprofiilit, nimekkeen yleinen kysyntä sekä hyllylohkon kysyntä ja täyttöaste. Kokoelma on jaettu noin sataan “hyllylohkoon/slotttiin”, ja yksikkö voi muokata kunkin lohkon tavoitekokoa.

Käyttäjä pysyy ohjaksissa: Kellutin antaa ehdotuksia tilattavasta tai poislähetettävästä aineistosta, ja ehdotuksia voi rajata esimerkiksi sijainnin, kielen, aineistolajin tai luokan mukaan. Kellutin tarjoaa enintään 200 hakuehtojen mukaista siirtoehdotusta, ja käyttäjä voi hyväksyä ehdotuksia yksitellen tai “pakettitilauksena”. Ehdotuksen voi myös hylätä, jolloin teos menee määräajaksi karenssiin.

“Yksittäinen kirjastonhoitaja yleensä ajattelee kokoelmaa ennenkaikkea oman kirjastonsa tasolla, ja tällöin saattaa tulla tarve jopa ylioptimoida kokoelmaa. Tai sitten haikaillaan omaan hyllyyn niitä Finlandia-voittajia, jotka ovat kuumaa tavaraa kaikissa kirjastoissa ja menevät lainaan mistä tahansa. Kellutin katsoo tilannetta koko kirjastoverkon tasolla ja tekee arviot esimerkiksi lainausdataan perustuen – siihen ei ihminen pysty”, Hypen selventää.

Mitä muuttui: selkeämpi rytmitys, tarkemmat pyynnöt ja vähemmän keskeytyksiä

Käytännön työssä muutos näkyy sekä tilaavassa että lähettävässä kirjastossa. Tasapainotuspyynnöt määritellään Kelluttimeen järjestelmän mahdollistamilla spekseillä, mikä helpottaa työn aikataulutusta ja organisointia. Kun pyyntöjen käsittely ei ole “keskustelukanavan varassa”, työ voidaan koota ja rytmittää hallitummin.

“Kellutin on edennyt erinomaisesti suunnittelusta käyttöönottoon ja nyt ylläpitoon ja jatkokehitykseen. Olemme olleet tyytyväisiä esimerkiksi aikataulujen pitämiseen ja siihen, että projektin etenemisen seuranta on ollut ymmärrettävää myös ei-tekniselle henkilölle”, Hypen kiittää.

Ratkaisu toteutettiin asiakkaalle räätälöitynä SaaS-palveluna Amazon Web Services -pilvestä palvelun saatavuuden, joustavuuden ja turvallisuuden takaamiseksi.